|
Det ses mange steder. Systemer og praksis, der
ikke følges ad. Ledelse og medarbejdere, der
ikke mener eller gør det der står i
virksomhedens ledelsessystem. Systemer, der ikke
lever op til - eller ikke kan håndtere - de
krav, der stilles fra kunder, myndigheder eller
i kravstandarder.
Men hvorfor nu det?
Mange forklarer sig med at der er travlt og
derfor ikke tid til at opdatere virksomhedens
systemer og procesbeskrivelser. Andre begrunder
det manglende fokus på ledelsessystemets
vedligeholdelse med, at systemet ikke giver
værdi eller at det er for tungt at arbejde med -
altså i praksis, at der er givet helt eller
delvist op i forhold til at vedligeholde
platformen for bevidst ledelse
(ledelsessystemet).
Imidlertid er det ikke så svært at gennemskue,
hvilke konsekvenser misligholdelse af en
virksomheds ledelsessystem og processer har.
Skåret ud i pap, så betyder anarkiet, at der
ikke er den styring, overvågning og
dokumentation som ledelsen tror der er.
Subkulturer og ændrede rutiner tager over, fordi
de måske er lettere at have med at gøre i
dagligdagen, med risiko for, at essentielle
styrings- og kontrolfunktioner springes over. De
nye rutiner kan også være bedre end de gamle,
men når systemets forbedringsmekanismer forbigås
under planlægning og implementering af
forandringerne, så sander systemet til. Det
ender til sidst som en skygge af sig selv.
Dette sker selvfølgelig ikke i din virksomhed!
Mennesker og systemer
Travlhed, nye produkter og nye
processer er også godt, men står det på i
længere tid, uden rutiner bliver optimeret til
at håndtere det øgede aktivitetsniveau eller nye
processer, så bliver det til stress. Derfor er
det bedre - løbende - at tage systematisk hånd
om de nye og ændrede rutiner som travlhed og
nyheder afføder.
Menneskets innovationsevne er i bund og grund
drevet af, at vi er dovne. Hvis der er travlt
skal vi nok - helt automatisk - finde på
smartere måder at arbejde på. Sådan skal det
også være, men husk nu at se det i en større
sammenhæng og sørg for at få ændringer og
forbedringer integreret ordentligt i
ledelsessystemet - løbende!
Hvis en virksomhed ikke formår at vedligeholde
metodeplatformen i takt med udviklingen, så vil
brugerne komme frem til en fælles overbevisning
om, at systemet ikke skaber værdi. Og det bliver
til en negativ, nedadgående spiral!
Hvis systemet er for tungt til at det ubesværet
kan følge med udviklingen, så gør det lettere
eller afsæt de ressourcer der mangler, for at
vedligeholdelsen kan finde sted!
Tag det seriøst – især når der er travlt og nyt!
Husk også, at den effektive virksomhed
analyserer og planlægger kvaliteten ind i
produkter og processer på forhånd, i stedet for
at rette op bagefter!
Ledelsens ansvar
Det er ledelsen der skal sørge for, at
redskaberne er effektive og at der er ressourcer
nok til at have både drift og ledelsessystem på
samme tid!
Ledelsen skal huske de 8 ledelsesprincipper, som
ligger til grund for ethvert
kvalitetsstyringssystem. Princip nr. 5 handler
om systemtilgang til ledelse, hvilket i bund og
grund betyder at virksomheder skal bruge
systemet til både at finde frem til - og
implementere - nødvendige ændringer. Det skal
bl.a. ske på baggrund af faktuel
beslutningstagning ud fra tendenser mv.
(ledelsesprincip nr. 7).
I stedet for, at systemet skal halte efter de
beslutninger om ændringer der træffes i ledelsen
(i alle mulige ledelsesfora), så er det
ledelsessystemet der skal hjælpe ledelsen med at
finde frem til nødvendige ændringer - samt ikke
mindst bruges til en styret implementering af
ændringerne. Hvis nu ledelsessystemet var sådan
indrettet, at forandringer blev styret den vej
igennem, så ville ændringer altid være bevidste
og gennemtænkte handlinger - og ledelsessystemet
ville aldrig være bagud.
Sådan er det selvfølgelig i din virksomhed!
Læs også
Kvalitetsstyringens 8 ledelsesprincipper.
Gør det let at forstå og let at navigere
i ledelsessystemet
Hvis ledelsessystemet ikke allerede er det, så
re-design det med en procesorienteret tilgang
(ledelsesprincip nr. 4).
Alle krav og ledelsessystem-discipliner bør
findes i et samlet system, så alle i
virksomheden kun har én og samme indgang, uanset
hvilken slags information der ledes efter.
Et proceslandskab (process map) med
underliggende procesbeskrivelser giver mulighed
for at vise sekvens og sammenhænge, samt giver
naturlig navigation i systemet. Ansvar for
processerne ligger hos procesejere, som
vedligeholder egne processer og dermed sikrer
adgang til opdateret information om Q, E, HS,
Lean, CSR mv. på rette sted.
Den procesorienterede tilgang er altid et
centralt element i succesfulde integrerede
ledelsessystemer, hvilket du kan læse mere om i
denne
artikel om universitetsstudier på området.
Læs også
Først hed det Q, så kom E, så OHS, så CSR
samt
Nye standarder for kvalitets- og miljøledelse i 2015 - hvad kommer ændringerne til at betyde?
Gør systemet attraktivt og let at benytte -
selvfølgelig ved hjælp af en passende IT-løsning
- og brug dette elektroniske sted til at udgive
alle former for informationer, som får brugerne
(medarbejderne) til at benytte
informationssystemet aktivt. Nyheder om penge,
sport og mad plejer at trække brugere til - og
så falder de naturligvis også over de blinkende
meddelelser om ændringer i ledelsessystemet!
Mange steder benyttes ’intranettet’ allerede,
men det er ofte ikke ledelsessystemet der får
fokus på startsiden - hvorfor ikke? Skab
synlighed og bevidsthed om det!
Tag evt. skridtet endnu videre og integrerer
ledelsessystemet i virksomhedens (interne)
virtuelle sociale netværk, hvis I har sådan et …
ellers giv det en tanke.
No Bullshit Management Systems
Sørg nu for at din virksomheds
ledelsessystem er lækkert, at det vedligeholdes
og forbedres hele tiden - ellers ender det bare
som Bullshit - og det vil være at stikke blår i
øjnene på både sig selv og andre, som stoler på,
at din virksomhed har styr på tingene.
Hold dig opdateret med LEDELSESSYSTEMER.DK
Vi følger udviklingen indenfor ledelsessystemer og opfordrer
dig til at
abonnere på vort
nyhedsbrev, så du kan få direkte besked om
relevante nyheder, artikler, cases og værktøjer.
Start gerne en debat i vores åbne
Linkedin-gruppe
eller i
dens emne-specifikke undergrupper.
Du er også altid velkommen til at sende
indholdsbidrag i form af gode cases
eller idéer om relevante debatemner til vores
redaktion, så vi kan hjælpe med at sprede viden
om hvad der rører sig, hvad best practice er
mv..
Find vidensressourcer på LEDELSESSYSTEMER.DK
Hvis du vil have et tjek af, om din virksomhed
har et NO BS MS, så ring til LEDELSESSYSTEMER.DK
eller en af de kompetente
konsulenter i vort
leverandørkatalog.
|
Kommentér
artiklen på LinkedIn
Find QHSE rådgivere, konsulenter, interim managers, og freelancere - Vidensfolk.dk